AQ International brengt planning en administratie samen in één flow
AQ International is specialist in twee elementen die in elk gebouw essentieel zijn: lucht en water. Onder leiding van directeur Stijn Van Eemeren helpt het bedrijf organisaties om een gezonde, veilige en energie-efficiënte werkomgeving te creëren. Technisch zat het goed. Administratief kon de flow een pak beter. AQ International zocht één systeem waarin offerte, projectplanning, uitvoering en administratie logisch op elkaar aansluiten.
Uitdagingen AQ International
- Offertes werden handmatig in Word gemaakt
- Te veel manuele stappen in de administratie
- Bestaand systeem niet afgestemd op de Belgische wetgeving
- Complexe Excel-bestanden voor de boekhouder
Hoe hielp Robaws?
- Eén systeem voor de volledige administratieve flow
- Planning rechtstreeks gekoppeld aan projecten
- Relevante informatie gebundeld voor techniekers
- Automatische communicatie vanuit de dagplanning
- Workflow afgestemd op de Belgische markt
De uitdaging
Voor de overstap naar Robaws werkte AQ International met een systeem dat gekoppeld was aan de Nederlandse collega's. Dat zorgde voor extra werk. Offertes werden bijvoorbeeld nog handmatig in Word gemaakt en moesten daarna aan de rest van de administratie worden gekoppeld.
De grootste pijn zat bij de boekhouding. Het systeem was niet afgestemd op de Belgische wetgeving, waardoor de boekhouder elk kwartaal complexe Excel-bestanden moest verwerken. Dat zorgde voor frustratie op de administratie, extra druk op het team en een boekhoudkantoor dat op het punt stond de handdoek in de ring te gooien.
AQ International had vooral nood aan:
- één systeem voor de volledige administratieve flow
- minder manuele tussenstappen
- een vlotte koppeling tussen bouwplanning en projecten
- informatie die centraal beschikbaar is voor techniekers
- een workflow afgestemd op de Belgische markt
De oplossing
AQ International vergeleek verschillende leveranciers en koos uiteindelijk voor Robaws. De doorslag? Het systeem kon op zeer korte termijn geïmplementeerd worden en bracht de verschillende stappen van de bedrijfsvoering samen. Van de eerste offerte en planning tot rapportage en boekhouding.
Ook voor de techniekers verliep de overstap vlot. Zij werkten al digitaal, maar krijgen dankzij Robaws de relevante informatie nu gebundeld op één plek. De planning is rechtstreeks gekoppeld aan de projecten, zodat informatie niet langer via verschillende tussenstappen moet worden doorgegeven.
Ook richting de klant loopt het vlotter. Vanuit de dagplanning kan AQ International informatie automatisch per e-mail delen. Minder handmatig doorsturen, een snellere flow.
Als ik Robaws in één woord moet omschrijven, dan is het simpelweg: allesomvattend.
Het resultaat
Vandaag zit de volledige flow van AQ International samen in één systeem. Offertes, planning, projecten, rapportage en boekhouding sluiten op elkaar aan. Techniekers vinden de relevante informatie centraal terug en klanten kunnen rechtstreeks vanuit de dagplanning op de hoogte worden gebracht.
Ook op kantoor is het verschil groot. AQ International werkt nu met een systeem dat afgestemd is op de Belgische markt. De complexe Excel-bestanden die de boekhouder elk kwartaal moest verwerken, zijn daardoor verleden tijd. Meer rust voor de administratie én voor de boekhouder.
- Eén geïntegreerde flow: Offerte, planning, projecten, rapportage en boekhouding zitten samen in één systeem.
- Vlottere communicatie: Klanten kunnen automatisch en professioneel geïnformeerd worden vanuit de dagplanning.
- Belgische workflow: De administratie en boekhouding werken vanuit een systeem dat afgestemd is op de Belgische markt.
Hoe AQ International vandaag werkt met Robaws
Planning rechtstreeks gekoppeld aan projecten
Een projectplanning werkt pas echt vlot wanneer de informatie niet op verschillende plaatsen blijft hangen. Bij AQ International is de planning in Robaws rechtstreeks gekoppeld aan de projecten. Zo komt de relevante informatie samen op één plek.
Alle informatie mee voor de techniekers
De techniekers van AQ International werkten voordien al digitaal. Met Robaws krijgen ze de relevante informatie nu gebundeld aangereikt. Zo hoeven gegevens niet via verschillende manuele tussenstappen door te stromen.
Vanuit de dagplanning naar de klant
Een planning is ook communicatie. Vanuit de dagplanning kan AQ International informatie automatisch per e-mail naar klanten sturen. Dat maakt de communicatie sneller en professioneler, zonder telkens een extra manuele stap.
Belgische administratie zonder Excel-omwegen
Elk kwartaal complexe Excel-bestanden klaarmaken omdat het systeem niet aansluit op de Belgische boekhouding? Dat hoeft niet meer. AQ International werkt nu met een workflow die afgestemd is op de Belgische markt, waardoor ook de samenwerking met de boekhouder vlot verloopt.
