Gert Kwanten brengt werfopvolging en projectinformatie samen met Robaws
Gert Kwanten Tuinaanleg is een familiebedrijf uit Pelt dat sinds 1995 tuinen ontwerpt, aanlegt en onderhoudt. Vandaag telt het bedrijf 100 medewerkers en werkt het voor particulieren en bedrijven in heel Vlaanderen.
Met dat groeiende team werden ook de projecten complexer. Alleen groeide het bestaande ERP-pakket niet mee. Gert Kwanten zocht daarom een systeem dat projectinformatie centraliseert en de werfopvolging eenvoudiger maakt.
Uitdagingen Gert Kwanten
- Complexe projecten beheren met een groeiend team
- Projectinformatie was verspreid en moeilijk terug te vinden
- Magazijnbeheer was moeilijk te volgen
- Briefings voor arbeiders waren niet altijd volledig
- Veel extra communicatie ter plaatse
- Handmatig werk om de facturatie correct bij de boekhouder te krijgen
Hoe hielp Robaws?
- Projecten, bestellingen, facturen, kosten en geregistreerde uren samen in één systeem
- Digitale werkbonnen voor centrale en gestandaardiseerde informatie
- Bestellingen en urenregistraties digitaal beheren
- Zicht op de voorraad en gemakkelijk klaarzetten wat ploegen nodig hebben
- Projectinformatie overzichtelijk en voor iedereen raadpleegbaar
De uitdaging
Een half uitgeschreven briefing zonder foto's. Arbeiders die ter plaatse nog moeten vragen wat er precies moet gebeuren en hoe. Informatie die verspreid zit en daardoor moeilijk terug te vinden is. Met een groeiend team en complexere projecten begon het verouderde ERP-pakket van Gert Kwanten steeds meer te knellen.
Ook achter de schermen vroeg het systeem veel extra werk. Het magazijnbeheer was moeilijk te volgen en om alle facturatie correct bij de boekhouder te krijgen, waren verschillende handmatige stappen nodig. Dat kostte elk kwartaal gemakkelijk een extra week werk.
Gert Kwanten had vooral nood aan:
- één centrale plek voor projectinformatie
- duidelijkere en meer gestandaardiseerde werkbonnen
- eenvoudiger beheer van bestellingen en geregistreerde uren
- beter zicht op de voorraad
- minder handmatig werk richting de boekhouding
De oplossing
Gert Kwanten koos voor Robaws vanuit de behoefte aan één geïntegreerd systeem voor het projectmanagement. Projecten, bestellingen, facturen, kosten en geregistreerde uren komen er samen in één overzichtelijk systeem.
Digitale werkbonnen spelen daarin een belangrijke rol. In plaats van verspreide of onvolledige informatie kan Gert Kwanten documenten centraliseren en standaardiseren. Ook bestellingen worden in Robaws verwerkt en geregistreerde uren bijgehouden.
Daarnaast krijgt het bedrijf meer zicht op wat er in het magazijn beschikbaar is en kan het gemakkelijker klaarzetten wat de ploegen nodig hebben.
Ook de projectinformatie zelf is eenvoudiger terug te vinden. Of het nu om de realisatie van een tuin, een zwembad of onderhoud gaat: de informatie is raadpleegbaar en met elkaar verbonden. Vanuit een klant kan worden doorgeklikt naar het bijbehorende project.
Robaws heeft bewezen een betrouwbare en efficiënte oplossing te zijn voor onze complexere administratieve uitdagingen.
Het resultaat
De overstap naar Robaws maakte het beheer van de verschillende projecten en processen eenvoudiger. Projectinformatie zit niet langer verspreid, maar wordt samen met bestellingen, facturen, kosten en geregistreerde uren centraal bijgehouden.
Dat heeft ook impact op de medewerkers. Het vereenvoudigde systeem heeft de werkdruk verminderd, waardoor medewerkers hun taken rustiger en efficiënter kunnen uitvoeren. Volgens Gert Kwanten leidde dat tot een hogere tevredenheid en motivatie binnen het team.
Ook de werfopvolging krijgt zo meer structuur. Digitale werkbonnen brengen informatie samen, uren worden geregistreerd en ploegen kunnen beschikken over wat ze nodig hebben.
- Alle projectinformatie samen: Projecten, bestellingen, facturen, kosten en geregistreerde uren zitten in één systeem.
- Minder administratie: Het handmatige werk richting de boekhouder vroeg vroeger elk kwartaal gemakkelijk een extra week.
- Duidelijker voor de ploegen: Digitale werkbonnen centraliseren informatie en vanuit het magazijn kan gemakkelijker worden klaargezet wat ploegen nodig hebben.
Hoe Gert Kwanten vandaag werkt met Robaws
Van briefing tot digitale werkbon
Een briefing zonder foto's en daarna ter plaatse nog uitleggen wat er moet gebeuren? Digitale werkbonnen helpen Gert Kwanten om documenten centraal te beheren en te standaardiseren. Zo krijgt de werfopvolging meer structuur.
Uren, kosten en bestellingen bij het project
Projecten staan niet los van de administratie eromheen. In Robaws brengt Gert Kwanten projectgegevens samen met bestellingen, facturen, kosten en geregistreerde uren. Zo is de informatie overzichtelijker en makkelijker terug te vinden.
Klaarzetten wat de ploegen nodig hebben
Ook het magazijnbeheer wordt overzichtelijker. Gert Kwanten heeft zicht op de voorraad en kan gemakkelijker klaarzetten wat de ploegen nodig hebben voor hun werk.
Van klant naar project in enkele klikken
Een tuin, zwembad of onderhoudsproject terugzoeken? De informatie is met elkaar verbonden. Vanuit een klant kan Gert Kwanten doorklikken naar het bijbehorende project, zodat de informatie voor iedereen overzichtelijk en makkelijk raadpleegbaar blijft.
