Hubaut brengt offerte, planning en werkbon samen in één flow met Robaws

De uitdaging

Bij Travaux Publics Hubaut weten ze van aanpakken. Het familiebedrijf voert wegenwerken, rioleringswerken en privéwerken uit voor particulieren en overheden. Een tiental medewerkers houdt op kantoor alles draaiende, zo'n dertig collega's zijn actief op de werf. Met onderaannemers erbij kunnen er op een dag tot tachtig mensen aan het werk zijn.

Dat vraagt om een goede organisatie. Alleen zat heel wat informatie verspreid over Excel-bestanden, papier en verschillende programma's.

Neem de offertes. De prijzen waren bekend, maar hoe ze precies waren opgebouwd? Dat was een ander verhaal. Jean-Christophe Defourthe, calculator en werfleider bij Hubaut, herinnert het zich goed: "Vroeger wisten we hoeveel de prijs van een boordsteen was. Maar waar dat cijfer vandaan kwam, wisten we niet altijd."

Ook de dagelijkse planning vroeg behoorlijk wat werk. Elke dag werd het Excel-bestand afgedrukt of doorgemaild. Chauffeurs en ploegbazen kregen hun werfinformatie via de gsm. Een adres vergeten of verkeerde informatie doorgeven? Dat risico was er altijd.

Na de uitvoering volgde nog een administratieve ronde. Vorderingsstaten werden in Excel opgesteld en de gegevens moesten opnieuw in een ander programma worden ingegeven om te factureren.

Hubaut had vooral nood aan:

• gedetailleerdere offertes met een duidelijke prijsopbouw
• een planning die automatisch bij chauffeurs en ploegbazen terechtkomt
• één doorlopende flow van offerte tot factuur
• minder dubbel werk voor de administratie

De oplossing

Sinds september 2025 werkt Hubaut met Robaws. Op kantoor gebruiken de medewerkers de webversie, op de werf krijgen chauffeurs en ploegbazen hun informatie via de Wappy-app.

De grootste verandering? Alles hangt nu samen. Een klant aanmaken, een offerte opstellen, die laten ondertekenen, de werf uitvoeren, vorderingsstaten opmaken en factureren: het gebeurt allemaal binnen hetzelfde programma.

Ook de calculatie is een pak gedetailleerder geworden. Waar vroeger één prijs voor bijvoorbeeld een boordsteen werd gebruikt, kan Hubaut die nu uitsplitsen in afzonderlijke posten voor de boordsteen, de fundering en het voegwerk. Robaws bevat een catalogus met enkele duizenden posten, inclusief arbeid en materialen. Een paar letters intypen volstaat om de juiste post of het juiste artikel met prijs terug te vinden.

Zo is meteen duidelijk hoe een prijs is opgebouwd en wordt de kans kleiner dat er iets ontbreekt in de offerte.

Is de offerte klaar? Dan vertrekt ze rechtstreeks vanuit Robaws naar de klant voor elektronische ondertekening. Zodra die akkoord gaat, krijgt Hubaut een melding. De werfleiders kunnen vervolgens de voorziene materialen, het materieel en de prijzen raadplegen.

De werf begint dus met een duidelijke basis. Zonder dat iemand eerst alle informatie uit verschillende bestanden moet verzamelen.

Het resultaat

Een planning opstellen is één ding. Zorgen dat iedereen de juiste informatie heeft, is minstens even belangrijk. Zeker wanneer er tientallen mensen op verschillende werven aan de slag zijn. Via Wappy krijgen chauffeurs en ploegbazen hun dagprogramma rechtstreeks op hun gsm. Ze zien waar ze moeten zijn, met wie ze samenwerken en welk materiaal of materieel ze nodig hebben. Ook begin- en einduren, contactpersonen en documenten staan erbij. Denk aan een werfplan of een politiebesluit voor werken op de openbare weg.

Aan het einde van de werkdag vullen de arbeiders hun digitale werkbon in. Ze registreren hun uren en het gebruikte materiaal en materieel. De werfleider keurt de werkbon goed. Daarna gaan de uren naar het secretariaat voor de loonverwerking. Dat maakt ook de kostenopvolging een stuk nauwkeuriger. Hubaut kan per werf bekijken welke uren, materialen en machines daadwerkelijk werden ingezet.

De overstap naar Wappy bracht aanvankelijk wel wat twijfel met zich mee. Zouden de mensen op de werf, die niet dagelijks met computers werken, vlot met de app overweg kunnen? Die bezorgdheid bleek overbodig. Zoals het bij Hubaut klinkt: "Het zijn net zij die ons leren hoe het werkt." De werkbonnen die vroeger 's avonds op papier werden afgegeven, worden nu digitaal ingevuld. Een verandering die ook op de werf goed werkt.

• Minder dubbel werk op kantoor: Offertes, vorderingsstaten en facturatie gebeuren in Robaws, zonder de cijfers opnieuw in een ander programma in te geven.
• De juiste informatie bij de juiste ploeg: Chauffeurs en ploegbazen ontvangen hun dagplanning en alle relevante werfinformatie rechtstreeks via Wappy.
• Meer inzicht in de werfkosten: Digitale werkbonnen brengen gewerkte uren, materiaal en materieel samen voor een gedetailleerde kostenopvolging.