Gecalculeerde offertes, wat zijn ze en waarom zijn ze nodig?

Anno 2023 wordt bij veel bedrijven de traditionele offerte steeds vaker vervangen door een geavanceerde benadering met calculatietypes. In dit artikel ontdek je wat deze types zijn, waar ze voor dienen, en hoe ze het verschil maken in vergelijking met een 'gewone' offerte met posten. We duiken dieper in op het verschil tussen het gebruik van calculatietypes en posten in een offerte en ontdekken we waarom de keuze voor het ene boven het andere een gamechanger kan zijn voor jouw bedrijf.

Het verschil tussen het gebruik van posten en calculatietypes in een offerte

Posten: Een overzicht met grenzen

Posten in een offerte zijn als hoofdstukken in een boek. Ze bieden een gestructureerd overzicht van verschillende kosten, zoals arbeidskosten, materiaalkosten, of installatiekosten. Hoewel dit een heldere presentatie biedt, heeft het zijn beperkingen.

Voorbeeld: Arbeidskosten

Een post "Arbeidskosten" zou alle werkgerelateerde uitgaven bundelen. Als de klant dan vraagt om specifieke wijzigingen, zoals extra werkuren, moet je mogelijk de gehele post herzien en handmatig herberekenen. Dit kan tijdrovend zijn en het risico op fouten vergroten.

Calculatietypes: De sleutel tot flexibiliteit en nauwkeurigheid

Calculatietypes brengen een revolutie teweeg in hoe we offertes benaderen. In plaats van een statische structuur, bieden ze een gedetailleerd, aanpasbaar raamwerk voor kostenbeheer.

Voorbeeld: Arbeidskosten - Elektrische Installatie

Binnen het calculatietype "Arbeidskosten - Elektrische Installatie" heb je gedetailleerde parameters zoals uurtarieven en benodigde arbeidsuren. Als de klant vervolgens wijzigingen voorstelt, zoals extra elektrische punten, pas je eenvoudigweg de relevante parameters aan. Het systeem berekent automatisch de bijgewerkte kosten, wat leidt tot een snellere, nauwkeurige offerte.

Waarom belangrijk om calculatietypes te gebruiken?

Calculatietypes: wat zijn ze en waarom zijn ze belangrijk?

Stel je een offerte voor als een complexe puzzel met verschillende stukjes. Calculatietypes zijn als de gereedschapskist waarmee je die puzzel in elkaar zet. Ze zijn specifieke categorieën waarin je de verschillende kosten en elementen van een project kunt organiseren. Bij Robaws heb je 5 calculatietypes, materiaal, onderaanneming, arbeid en materieel en als laatste indirecte kosten.

Wat doen calculatietypes?

Calculatietypes stellen je in staat om elk onderdeel van een project nauwkeurig te specificeren en prijsinformatie te structureren. Deze aanpak is vooral handig bij projecten waarin bepaalde kostenvariabelen afhankelijk zijn van specifieke keuzes of omstandigheden.

Het verschil met een 'gewone' offerte

Laten we eerst kijken naar wat een 'gewone' offerte is. Het is als een vast bouwplan - je hebt de blauwdruk en de afmetingen zijn vastgesteld. Als er iets verandert, moet je het hele plan opnieuw maken.

In tegenstelling hiermee is een offerte met calculatietypes als een aanpasbare gereedschapskist. Stel je voor dat je een bouwbedrijf hebt en een klant wil specifieke wijzigingen in het project aanbrengen. Met een 'gewone' offerte zou je alle berekeningen en kosten vanaf nul moeten herzien. Maar met calculatietypes kun je specifieke elementen, zoals het type bouwmateriaal of extra arbeidsuren, dynamisch aanpassen zonder de hele offerte te herstructureren.

Bijvoorbeeld, als een klant besluit om een extra verdieping toe te voegen aan het bouwproject, zou je met calculatietypes eenvoudig de parameters voor arbeidskosten, materiaalkosten en andere relevante factoren aanpassen. Het systeem berekent vervolgens automatisch de bijgewerkte kosten, waardoor je snel en nauwkeurig een aangepaste offerte kunt presenteren. Dit in tegenstelling tot een 'gewone' offerte, waarbij elke verandering een complex herberekeningsproces vereist en meer tijd in beslag neemt.

Vergelijking in de praktijk: calculatietypes vs. posten

Scenario: Je bent een bouwaannemer die een offerte opstelt voor een woningbouwproject.

1. Met posten:
   • Uitdaging: De klant vraagt om extra ramen toe te voegen naast de hoofdingang. Je moet nu handmatig alle relevante posten herzien, zoals kosten voor raammaterialen, arbeidsuren voor installatie, en mogelijke wijzigingen in de bouwstructuur.
      
   • Tijd en Risico: Dit vergt niet alleen meer tijd, maar er bestaat ook een risico dat je iets over het hoofd ziet bij het herberekenen van elk afzonderlijk aspect.
      
2. Met calculatietypes:
   • Oplossing: Je hebt een calculatietype voor bouwmaterialen en arbeidskosten. Door simpelweg parameters binnen dit type aan te passen, zoals het toevoegen van extra uren voor de installatie, berekent het systeem automatisch de bijgewerkte kosten.
      
   • Voordelen: Snellere aanpassingen zonder het risico op fouten, waardoor je efficiënter en nauwkeuriger offertes kunt leveren.

      

Werking van een offerte met calculatietypes

Hoe werkt een offerte met calculatietypes dan?

Bij het opstellen van een offerte met calculatietypes begin je met het verdelen van de kosten in categorieën. Stel je voor dat je een bouwproject hebt: je hebt arbeidskosten, kosten voor materialen, uitgaven voor apparatuur, en mogelijk onderaannemers. Elke categorie wordt een calculatietype.

Binnen elk calculatietype kun je vervolgens parameters instellen. Bijvoorbeeld, voor arbeidskosten kun je werken met uurtarieven en het aantal benodigde uren. Het systeem berekent automatisch de kosten op basis van deze parameters.

Nieuwe hype in offertes: werkuren categoriseren en dichtklappen

Stel je voor dat je niet alleen de details van een offerte kunt zien, maar ook de mogelijkheid hebt om bepaalde categorieën dicht te klappen. Werkuren, materiaalkosten en andere details zijn slechts een klik verwijderd, waardoor je snel de benodigde informatie kunt vinden.

Samenhangend geheel is Robaws

Bij Robaws zijn er geen losse lijntjes. Alles is met elkaar verbonden in een naadloos systeem. Van instellingen per calculatietype tot de mogelijkheid om gegevens tussen projecten te delen, het is een geheel dat jouw offertebeheer naar een hoger niveau tilt.