Het antwoord in het kort
Checkinatwork is niet op elke bouwwerf verplicht. Voor werken in onroerende staat die na 29 februari 2016 gestart zijn en onder de huidige regeling vallen, ligt de grens op een totale kost van €500.000 excl. btw. Wie die dag op de werf aan de slag gaat, moet vóór de start van het werk geregistreerd zijn. Dat geldt elke werkdag opnieuw. Onderhouds- en schoonmaakactiviteiten volgen andere regels.
Vanaf 1 april 2027 verandert de registratie voor de betrokken werken in onroerende staat. Dan moeten zowel aankomst als vertrek geregistreerd worden via Check In and Out at Work.
Wat is Checkinatwork?
Met Checkinatwork geef je aan de RSZ door wie aanwezig is op een werkplaats waarvoor de wettelijke registratieplicht geldt. In de bouw gaat het om bepaalde werken in onroerende staat.
Checkinatwork is dus geen klassieke prikklok of urenregistratie. Het gaat om een wettelijke aanwezigheidsregistratie. Hoeveel uren iemand aan een bepaalde werf, taak of meerwerk heeft besteed, is een andere vraag.
Wanneer is Checkinatwork verplicht?
Niet elke kleine werf vraagt plots om Checkinatwork. Voor werken in onroerende staat, met uitzondering van onderhouds- en schoonmaakactiviteiten, kijkt de RSZ vandaag naar het totale bedrag van de werken op de werkplaats, exclusief btw. De drempel hangt af van de startdatum van de werken.
| Start van de werken | Drempelbedrag |
|---|---|
| 1 april 2014 t.e.m. 29 februari 2016 | €800.000 excl. btw |
| Na 29 februari 2016 | €500.000 excl. btw |
Ook een werf die onder de grens start, kan later registratieplichtig worden. Stijgt het totale bedrag tijdens de uitvoering tot de toepasselijke drempel? Vanaf dan moet je Checkinatwork gebruiken.
De betrokken werkplaats moet ook opgenomen zijn in de Aangifte van Werken. Het drempelbedrag slaat op de totale kost van de werken op de werkplaats. Kijk dus niet alleen naar de waarde van je eigen opdracht wanneer je nagaat of de registratieplicht geldt.
Wie moet geregistreerd worden?
Zodra een werkplaats onder de registratieplicht valt, gaat het ruimer dan alleen je eigen ploeg.
Iedereen die de betrokken bouwwerkzaamheden uitvoert, moet geregistreerd zijn. Als werkgever of aannemer moet je er onder meer voor zorgen dat je eigen werknemers, onderaannemers en de werknemers van je onderaannemers correct geregistreerd zijn. Zelfstandige onderaannemers vallen eveneens onder de verplichting.
Dat betekent niet dat je als aannemer noodzakelijk elke registratie zelf moet uitvoeren. Je kunt met een werknemer of onderaannemer afspreken dat die zichzelf registreert. Als werkgever of aannemer blijf je wel verantwoordelijk voor een correcte registratie en moet je in dat geval een registratiemiddel ter beschikking stellen.
Je eigen mensen netjes geregistreerd? Goed. Alleen staat er misschien ook nog een zelfstandige of onderaannemer op dezelfde werf. De afspraken moeten dus voor de hele keten duidelijk zijn.
Wanneer en hoe moet je registreren?
De timing is duidelijk: wie die dag op de werf aan de slag gaat, moet vóór de start van het werk in Checkinatwork geregistreerd zijn. Dat geldt elke werkdag opnieuw. 's Avonds alles nog even invoeren omdat het er 's ochtends niet van kwam, is dus geen goed plan.
Voor de registratie biedt de RSZ verschillende mogelijkheden. Je kunt Checkinatwork onder meer gebruiken via desktop of mobiel. Ook een koppeling via webservice of gateway is mogelijk.
Dat maakt Checkinatwork software interessant voor bouwbedrijven die de registratie willen laten aansluiten op hun bestaande manier van werken. Een plannings-, registratie- of track-and-trace-oplossing kan bijvoorbeeld via de technische diensten van de RSZ werken. Ook wanneer je daarvoor externe software zoals Robaws gebruikt, blijf je als onderneming verantwoordelijk voor een correcte registratie.
Wat verandert er vanaf 1 april 2027?
Op 1 april 2027 veranderen de regels voor de bouw. Vanaf dan wordt Check In and Out at Work verplicht voor de betrokken werken in onroerende staat, met uitzondering van schoonmaakactiviteiten, en voor de levering van stortklaar beton. De nieuwe regeling geldt op werkplaatsen waar het totale bedrag van de werken €500.000 excl. btw of meer bedraagt.
De huidige registratie vooraf maakt dan plaats voor een registratie op de werkplaats zelf:
- bij aankomst registreert de persoon een IN;
- bij vertrek registreert de persoon een OUT.
Vanaf 1 april 2027 verloopt de aanwezigheidsregistratie voor deze werken dus via Check In and Out at Work in plaats van via Checkinatwork.
Ook de manier van registreren verandert dus. Onder de nieuwe regeling registreren werknemers, zelfstandigen, uitzendkrachten, jobstudenten en stagiairs hun aanwezigheid zelf, onmiddellijk en ter plaatse. Een registratie vooraf is dan niet mogelijk. Zowel het bedrijf waarvoor iemand werkt als de persoon die het werk uitvoert, draagt verantwoordelijkheid voor een correcte registratie.
Vandaag versus vanaf 1 april 2027
Tot en met 31 maart 2027
Voor de betrokken bouwwerken moet iemand dagelijks vóór de start van het werk geregistreerd zijn via Checkinatwork.
Vanaf 1 april 2027
Voor de betrokken werken vanaf €500.000 excl. btw wordt de aankomst en het vertrek op de werkplaats geregistreerd via Check In and Out at Work.
Checkinatwork is niet hetzelfde als urenregistratie
Checkinatwork, check-in software en urenregistratie worden makkelijk op één hoop gegooid. Toch beantwoorden ze verschillende vragen.
- Checkinatwork draait om de wettelijk vereiste aanwezigheid op de werkplaats.
- Urenregistratie houdt bij hoeveel iemand gewerkt heeft.
- Project- of werfregistratie kan nog een stap verder gaan en vastleggen hoeveel tijd naar een bepaalde werf, taak of meerwerk ging.
Dat verschil telt.
Iemand kan perfect correct geregistreerd zijn in Checkinatwork zonder dat je daarom weet hoeveel uren hij die dag aan project A of B heeft gewerkt. Voor planning, werkbonnen en nacalculatie heb je vaak nog andere informatie nodig.
Wie check-in software vergelijkt, kijkt dus beter verder dan alleen het vinkje 'aanwezig'. Wat registreert het systeem precies? Waar komen die gegevens terecht? En hoe sluit de oplossing aan op de wettelijke registratie én je andere werfadministratie?
Hoe maak je aanwezigheidsregistratie werkbaar op de werf?
De wetgeving is één ding. Maandagochtend om zeven uur op drie verschillende werven is nog iets anders.
Daarom helpt een vaste werkwijze:
- bepaal wie vandaag de Checkinatwork-registraties uitvoert en opvolgt;
- informeer werknemers en onderaannemers vóór ze op de werf starten;
- zorg dat iedereen weet hoe hij zich moet registreren;
- controleer of nieuwe partijen op de werf de afspraken kennen;
- bereid je werkwijze tijdig voor op de overstap van 1 april 2027.
Hoe minder losse afspraken, hoe kleiner de kans dat iemand tussen de mazen glipt.
Checkinatwork software en Robaws
Robaws brengt onder meer planning, uren, werkbonnen en projectinformatie samen. Voor de wettelijke Checkinatwork-registratie werkt Robaws samen met externe Track&Trace-partners Traxgo, Geodynamics, Suivo en Abax. Zo kan je Checkinatwork combineren met een bredere digitale werfadministratie, zonder te verwachten dat de digitale werkbon in Robaws zelf de wettelijke registratie uitvoert.
Welke oplossing het best aansluit, hangt af van hoe je bedrijf en werven georganiseerd zijn. Belangrijk blijft dat je als onderneming verantwoordelijk bent voor een correcte registratie, ook wanneer je daarvoor externe software gebruikt.
Benieuwd hoe Robaws en de koppeling met een van onze Track&Trace-partners binnen jouw bouwbedrijf kunnen werken?