Hoe TAC! zijn administratie digitaliseerde met Robaws
TAC! is een multidisciplinair installatiebedrijf uit Antwerpen, gespecialiseerd in HVAC-S. Naarmate het bedrijf groeide, voldeed het eigen ontwikkelde softwarepakket niet langer aan de noden van de organisatie. TAC! ging daarom op zoek naar een totaaloplossing waarmee projecten, administratie en communicatie efficiënter konden worden beheerd. Met Robaws centraliseerde het bedrijf zijn volledige projectwerking in één cloudplatform.
Uitdagingen TAC!:
- Steeds veranderende marktprijzen
- Communicatie tussen kantoor en de werf verliep stroef
- Gedoe met on-the-go projecten real-time raadplegen
Hoe hielp Robaws?
- Actuele offertes uitsturen door webshops realtime te koppelen
- Duidelijke en gestructureerd projectflow opgezet in Robaws in combinatie met de digitale werkbon
- Altijd en overal informatie ter beschikking (op tablet, smartphone, laptop,... via de cloud)
De uitdaging
TAC! werkte jarenlang met een zelfontwikkeld programma voor offertes, projecten en facturen. Dat pakket voldeed echter niet meer aan de eisen van de groeiende onderneming. Het bedrijf onderzocht verschillende opties: van een vernieuwde versie van het eigen pakket tot maatwerksoftware en modulaire oplossingen zoals Robaws. Uiteindelijk bleek Robaws het best aan te sluiten bij hun noden.
Tijdens de zoektocht stelde TAC! een duidelijke RFP op. Daarbij waren vooral volgende zaken belangrijk:
- Overal toegang hebben tot informatie zonder lokale installatie.
- Een oplossing voor snel veranderende marktprijzen.
- Een systeem dat eenvoudig en “monkeyproof” is.
- Projectinformatie realtime kunnen raadplegen.
- Meer structuur in offertes, projecten en administratie.
De oplossing
Robaws sloot het best aan bij de vereisten van TAC!. Het platform combineerde verschillende functies in één oplossing en kon aangepast worden aan de stijl en werking van het bedrijf. Daarnaast speelde ook de cloudwerking een belangrijke rol. Dankzij Robaws beschikt TAC! vandaag overal over actuele informatie via tablet, smartphone of laptop.
“Met Robaws kunnen we sneller, beter en duidelijker werken"
Het resultaat
Dankzij Robaws beschikt TAC! vandaag over een veel overzichtelijkere en efficiëntere manier van werken.
- Eén centrale informatiebron: Alle project- en klantinformatie is beschikbaar in één systeem.
- Altijd actuele gegevens: Via de cloud heeft iedereen toegang tot realtime informatie. Dat vereenvoudigt de communicatie.
- Gestroomlijnde projectopvolging: Projecten volgen een duidelijke en gestructureerde flow.
- Minder kans op fouten: Automatisering beperkt manuele invoer en fouten.
- Meer controle: Administratie en projectopvolging verlopen overzichtelijker.
Hoe TAC! vandaag werkt met Robaws
Centrale project- en klantinformatie
Met Robaws beheert TAC! alle klant- en projectgegevens op één centrale locatie. Dankzij geïntegreerde functies kan het bedrijf eenvoudig standaarddocumenten laden, vervangingscodes gebruiken en alle projectinformatie verzamelen.
Duidelijke projectflow en digitale werkbonnen
TAC! zette een duidelijke en gestructureerde projectflow op in Robaws, gecombineerd met de digitale werkbon. Daardoor verloopt de opvolging van projecten efficiënter en beschikt iedereen sneller over de juiste informatie.
Automatisering van repetitieve processen
Het bedrijf gebruikt automatiseringen intensief om repetitieve processen, zoals debiteurenbeheer, sneller en efficiënter te laten verlopen. Door die automatisering wordt tijd bespaard en vermindert de kans op fouten.
Altijd en overal toegang tot informatie
Alle documenten van projecten, klanten en werknemers zijn vandaag snel beschikbaar voor iedereen die ze nodig heeft. Door informatie correct te documenteren, kunnen medewerkers sneller antwoorden geven zonder telkens de verantwoordelijke van een project te moeten contacteren.
