Het antwoord in het kort
Hoe pak je werfopvolging in de bouw aan? Laat je mensen uren, materiaal, uitgevoerde werken en wijzigingen registreren wanneer ze op de werf gebeuren. Liefst gekoppeld aan de activiteit of post waarvoor je ze vooraf had gecalculeerd. Loopt iets anders dan voorzien? Leg ook vast waarom. Zo hoef je achteraf niet uit te pluizen waar je uren en materiaal naartoe zijn. Je gebruikt dezelfde informatie om je werf op te volgen, correct te factureren en je volgende project scherper te calculeren.
Werfinformatie heeft een houdbaarheidsdatum
Maandag loopt een activiteit uit. Vrijdag staat het in het werfverslag.
De informatie klopt nog altijd. Alleen heeft je ploeg ondertussen misschien drie dagen extra gewerkt. De volgende fase is opgeschoven. Of er is meerwerk uitgevoerd waar op kantoor nog niemand iets van weet.
Dan ben je eigenlijk al te laat om nog veel te sturen. Daarom begint werfopvolging in de bouw op de werf zelf. Via de digitale werkbon registreren je mensen op hun smartphone of tablet onder meer hun uren, gebruikt materiaal en uitgevoerde werken. Die informatie komt op de digitale werkbon en bij het juiste project in Robaws terecht.
Geen werkbon die nog in de camionette ligt. Geen uren die vrijdag uit het hoofd worden ingevuld. Geen telefoontje naar de werfleider met de vraag: “Weet jij nog wat daar dinsdag precies gebeurd is?”
Registreer op hetzelfde niveau waarop je wilt sturen
Hier gaat het vaak mis. Stel: je calculeerde 80 uur voor een project. Na afloop staan er 104 geregistreerd. Dan weet je dat je over je uren bent gegaan. Alleen nog niet waar.
Dat verandert wanneer je niet alleen uren op het volledige project boekt, maar ook registreert waarvoor ze gebruikt zijn. Misschien gingen 30 uur naar montage, 42 naar installatie, 20 naar afwerking en 12 naar herstelwerk. Dan zie je plots veel meer. Je weet niet alleen dat je calculatie afwijkt. Je ziet waar. Daarom laat je je werfregistratie best aansluiten op je calculatie. Werk je vooraf met activiteiten of posten? Zorg dan dat je de gepresteerde uren daar tijdens de uitvoering opnieuw aan kunt koppelen.
In Robaws kunnen uren op een werkbon gekoppeld worden aan onder meer een uurcode, activiteit of post. Ook gebruikte artikels en ingezet materieel kan je afzonderlijk registreren.
Werk uitgevoerd? Dan wil je het ook op je factuur
Hier maakt digitale werfopvolging een groot verschil. Je mensen hebben hun uren ingestoken. Materiaal is geregistreerd. Het meerwerk staat op de werkbon. Dan wil je op kantoor niet opnieuw beginnen.
Geen papieren bon ontcijferen. Geen Excel aanvullen. Geen WhatsApp-bericht terugzoeken om te achterhalen welk extra werk de klant ook alweer had gevraagd. In Robaws hangt de informatie op je werkbon samen met je project. Wat op de werf geregistreerd wordt, kan daardoor verder gebruikt worden voor je facturatie en nacalculatie.
De werf van vandaag maakt je volgende calculatie beter
Daar krijgt werfopvolging zijn echte waarde. De werf is klaar, dan heb je een berg informatie waar je iets aan kunt hebben.
- Blijkt dezelfde activiteit project na project langer te duren? Neem de volgende keer meer uren mee in je calculatie.
- Gebruik je structureel meer materiaal dan voorzien? Pas je hoeveelheden aan.
- Duikt hetzelfde meerwerk op bijna iedere werf op? Misschien hoort het gewoon thuis in je volgende offerte.
Zo ontstaat een veel interessantere flow dan alleen registreren en kan je de planning bij een volgend bouwproject beter afstemmen op de realiteit en je budget onder controle houden.
Wil je zien hoe informatie van werf naar kantoor doorstroomt in Robaws?
Veelgestelde vragen over werfopvolging
Hoe digitaliseer je werfopvolging?
Met software voor werfopvolging registreren je mensen informatie rechtstreeks op de werf via smartphone of tablet. In Robaws gebeurt dat via Wappy. Je ploeg registreert onder meer uren, materiaal en uitgevoerde werken. De informatie komt bij de werkbon en het project terecht, zodat kantoor er meteen mee verder kan.
Welke informatie registreer je voor een goede werfopvolging?
Registreer vooral wat je later nodig hebt om te weten waar je uren en kosten naartoe zijn gegaan. Denk aan gepresteerde uren, gebruikte materialen, uitgevoerde werken en meerwerk. Wijkt iets af? Voeg dan voldoende context toe om later nog te begrijpen waarom. Dat kan bijvoorbeeld met een opmerking, foto, formulier of handtekening.