Immer einen Schritt voraus
Wartungsaufträge, Service-Einsätze und Anlagenverwaltung einfach digital organisieren
Ob regelmäßige Heizungswartungen, die Instandhaltung von Industrieanlagen oder der schnelle Kundendienst vor Ort – im Handwerk sind Wartung und Service zentrale Bestandteile des Geschäfts. Doch die Planung, Terminierung, Dokumentation und Abrechnung von Wartungsverträgen und Serviceeinsätzen ist oft umständlich. Mit der richtigen Software bringen Sie Klarheit in diese Prozesse, reduzieren Zettelwirtschaft und sorgen dafür, dass Ihr Team effizienter arbeitet und Ihre Kunden rundum zufrieden sind.
Warum digitale Wartung und Service?
Wartungs- und Serviceaufträge sind für Handwerksbetriebe mehr als nur Routinearbeiten – sie sind eine wichtige Quelle für langfristige Kundenbindung, kontinuierliche Einnahmen und den Aufbau eines guten Rufs. Doch bis alles reibungslos läuft, müssen Wartungsintervalle geplant, Anlagedaten gepflegt, Checklisten ausgefüllt und Serviceberichte erstellt werden. Dazu kommen Notdiensteinsätze, überraschende Reparaturaufträge und die Herausforderung, jederzeit mobil zu sein.
Mit Robaws digitalisieren Sie Ihren gesamten Wartungs- und Serviceprozess. Ob Serientermine, wiederkehrende Wartungstermine, spontane Notdienst-Anfragen oder umfassende Instandhaltungen – alle Informationen sind für Ihre Techniker im Außendienst und Ihr Büro jederzeit griffbereit, mobil einsehbar und automatisch dokumentiert.
Vorteile im Überblick
- Effiziente Einsatzplanung: Routen optimieren, Leerfahrten minimieren und Technikerkapazitäten optimal nutzen
- Höchste Transparenz: Alle Wartungsverträge, Wartungspläne, Protokolle und Checklisten digital abrufbar
- Rechtssicherheit & Nachvollziehbarkeit: Einhaltung gesetzlicher Vorgaben, normgerechte Dokumentation und vollständige Serviceberichte
- Verbesserte Kundenbindung: Schnelle Reaktionszeiten, klare Kommunikation und zuverlässige Servicequalität steigern die Kundenzufriedenheit
- Zeit- & Kostenersparnis: Weniger Papierkram, einfachere Abrechnung und effizientere Prozesse
Wichtige Funktionen für Wartung & Service im Handwerk
Wartungspläne und Wartungsverträge verwalten
Legen Sie einmalig Ihre Wartungsverträge und Wartungsintervalle an: Ob jährliche Heizungswartung, turnusmäßige Inspektionen von Anlagen oder regelmäßige Prüfungen – Robaws erinnert Sie automatisch an fällige Termine. Sie definieren, wie oft und wann gewartet werden soll. Die Software schlägt dann den nächsten Einsatz vor, erstellt Wartungsaufträge und hilft, wiederkehrende Aufgaben ohne Aufwand zu planen.
Anlagen- und Objektverwaltung
Verwalten Sie sämtliche Anlagedaten, Geräteinformationen und technische Dokumentationen zentral. So haben Ihre Techniker im Außendienst jederzeit Zugriff auf Wartungshistorien, Prüfberichte, Reparaturprotokolle und individuelle Checklisten. Das erleichtert die Fehlerdiagnose, verhindert unnötige Reparaturen und erhöht die Erstlösungsquote.
Digitale Checklisten, Protokolle & Dokumentation
Ob Heizungswartung, Instandhaltung oder Reparatur – mit digitalen Checklisten stellen Sie sicher, dass alle Arbeitsschritte korrekt ausgeführt werden. Dokumentieren Sie Zustände, Messwerte, und erledigte Aufgaben direkt vor Ort. Fertige Wartungsprotokolle und Serviceberichte lassen sich sofort in der Cloud archivieren oder dem Kunden per E-Mail zusenden. Keine unleserlichen handschriftlichen Notizen mehr, keine verlorenen Dokumente.
Mobiler Zugriff und Echtzeit-Kommunikation
Ihre Techniker nutzen die App auf dem Smartphone oder Tablet. Sie sehen, welche Aufträge anstehen, welche Materialien sie benötigen, und können direkt auf Anlagen- und Kundendaten zugreifen. Änderungen im Büro, z. B. neue Notdienst-Aufträge oder kurzfristige Reparaturanfragen, werden in Echtzeit an den Außendienst übermittelt. So bleiben alle stets auf dem neuesten Stand.
Material- und Ressourcenmanagement
Erfassen Sie den Materialverbrauch direkt vor Ort. Welche Ersatzteile wurden verbaut? Welche Werkzeuge kamen zum Einsatz? Alles wird unmittelbar dokumentiert, sodass Sie später exakte Abrechnungen erstellen und Ihr Lager effizient nachbestellen können. Auch bei komplexen Wartungsaufträgen gehen so keine Informationen verloren.
Serviceberichte & Rechnungsstellung
Nach Abschluss eines Wartungsauftrags erstellen Sie mit wenigen Klicks einen Servicebericht. Dieser kann fotos, Notizen, Messwerte, eingesetzte Materialien und angefallene Arbeitszeiten enthalten. Der Kunde kann den Bericht direkt vor Ort digital unterschreiben. Im Anschluss wird die Rechnung automatisch erstellt – pünktlich, korrekt und ohne manuelle Nacharbeit.
Praxisbeispiele
Wartung und Service in Aktion
Heizungswartung
Ihr Techniker erhält den jährlich anstehenden Wartungstermin automatisch in seinem Auftragspool. Vor Ort liest er die Anlagedaten aus, füllt digitale Checklisten aus, dokumentiert Messwerte und aktualisiert den Wartungsstatus. Anschließend geht der Wartungsbericht ins Büro, und die Rechnung lässt sich sofort stellen.
Instandhaltung von Industrieanlagen
Regelmäßige Inspektionen, Prüfungen und Reparaturen werden geplant. Anlagenhistorien sind jederzeit einsehbar, Prüfberichte werden normgerecht archiviert und Checklisten stellen sicher, dass keine Prüfschritte übersehen werden. Sollte es zu einem ungeplanten Ausfall kommen, kann ein Techniker sofort reagieren, da alle Informationen griffbereit sind.
Notdienst & Kundendienst
Ein Kunde meldet eine Störung am Wochenende. Der Notdienst-Techniker erhält den Auftrag in Echtzeit, sieht die Kundendaten, die Anlagenhistorie und kann die erforderlichen Materialien checken. Nach Abschluss des Einsatzes wird der Servicebericht digital erstellt und an den Kunden sowie das Büro übermittelt – ohne Verzögerung.
Ihr Weg zu effizientem Wartungs- und Service-Management
- Anmelden: Erstellen Sie Ihr Robaws-Konto.
- Einrichten: Legen Sie Wartungsverträge, Wartungsintervalle, Anlagen und Checklisten an. Definieren Sie Ihre individuellen Anforderungen und Workflows.
- Planen & Zuweisen: Ihre Techniker erhalten die Wartungs- und Serviceaufträge auf ihrem mobilen Gerät, inklusive aller relevanten Informationen.
- Durchführen & Dokumentieren: Vor Ort füllen Ihre Techniker digitale Formulare aus, erfassen Material- und Zeitverbrauch und erstellen Serviceberichte.
- Auswerten & Abrechnen: Nutzen Sie die gesammelten Daten, um Ihre Abläufe laufend zu optimieren, Kosten zu senken und die Kundenzufriedenheit zu steigern.
Mehr als nur Wartung
Ihr digitaler Partner für den gesamten Betrieb
Wartung und Service sind nur ein Teil Ihrer täglichen Arbeit. Mit Robaws verknüpfen Sie diese Prozesse nahtlos mit Auftragsabwicklung, Zeiterfassung, Rechnungsprogramm, Personalverwaltung oder automatisierten Workflows. Das Resultat ist ein voll digitalisiertes Handwerksunternehmen, in dem jeder Handgriff sitzt, alle Abläufe harmonieren und Sie sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren können.
