Was ist die E-Rechnung?

Kurzgesagt

Eine E-Rechnung ist eine elektronische Rechnung, die nicht nur als PDF per E-Mail versendet wird, sondern strukturiert, maschinenlesbar und standardisiert vorliegt. Anders als beim reinen PDF (oder gar Papier) können E-Rechnungen direkt von Software-Systemen verarbeitet werden, ohne dass manuelle Eingriffe oder OCR (Texterkennung) notwendig sind.

Vorteile der E-Rechnung

  • Weniger Fehler
  • Schnellere Bearbeitung
  • Geringere Kosten (z. B. weniger Zeitaufwand und weniger Bedarf an OCR-Lösungen)
  • Rechtssichere und gesetzeskonforme Archivierung

Warum die Umstellung auf E-Rechnung?

Gesetzliche Vorgaben & Fristen

Die verpflichtende Einführung der E-Rechnung ist Teil einer größeren Digitalisierungsoffensive der öffentlichen Hand und soll den Rechnungsaustausch in Deutschland und Europa vereinheitlichen. Ab dem 01.01.2025 müssen Unternehmen in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen, wenn sie von Lieferanten oder Geschäftspartnern kommen. Mittelfristig ist auch der Versand von E-Rechnungen verpflichtend, insbesondere im B2B-Umfeld und bei öffentlichen Aufträgen (B2G).

Ziel ist es, Bürokratie abzubauen, Korruptionsbekämpfung und Steuerehrlichkeit zu fördern, sowie langfristig Kosten und Zeit zu sparen. In vielen europäischen Ländern ist die E-Rechnung bereits Standard. Deutschland zieht jetzt konsequent nach.

Vorteile für Unternehmen

  • Effizienz: Weniger manuelle Arbeit, schnellere Verarbeitung.
  • Kostensenkung: Keine Papier- und Portokosten, weniger manuelle Dateneingaben.
  • Transparenz: Automatisch durchsuchbare, digitale Archivierung.
  • Sicherheit: Geringeres Risiko von Fehlern und Datenverlusten.
  • Nachhaltigkeit: Reduzierter Papierverbrauch, schlankere Prozesse.

Die E-Rechnung ist kein reines IT-Projekt, sondern ein strategischer Schritt in Richtung Zukunftsfähigkeit und Wettbewerbsstärke.

Welche Formate & Standards sollten Sie kennen?

XRechnung

Die XRechnung ist in Deutschland der zentrale, vom Bund definierte Standard für E-Rechnungen an öffentliche Auftraggeber. Sie ist maschinenlesbar, normenkonform und international verständlich. Behörden sind bereits verpflichtet, Rechnungen in diesem Format anzunehmen.

ZUGFeRD

ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein weiterer Standard, der sowohl maschinenlesbare Daten als auch ein visuelles PDF in einer Datei vereint. Dadurch können Unternehmen, die noch keinen vollautomatisierten Prozess nutzen, den Rechnungstext wie gewohnt ansehen und gleichzeitig die strukturierten Daten verarbeiten lassen.

Peppol

Peppol ist ein europäisches Netzwerk, das den sicheren und standardisierten Austausch von E-Rechnungen und anderen elektronischen Dokumenten ermöglicht. Dieses Netzwerk vereinfacht den internationalen Handel und stellt sicher, dass Rechnungen effizient und sicher an den richtigen Empfänger zugestellt werden. Als Peppol-Teilnehmer („Access Point“) können Sie E-Rechnungen direkt und automatisiert an andere Peppol-Teilnehmer senden und von ihnen empfangen.

Was ändert sich ab dem 01.01.2025?

Empfangspflicht

Zunächst müssen Unternehmen die Fähigkeit haben, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Das bedeutet: Wenn ein Lieferant oder Dienstleister Ihnen eine E-Rechnung übermittelt, dürfen Sie diese nicht ablehnen, nur weil sie elektronisch vorliegt.

Erweiterte Pflicht in den kommenden Jahren

Anschließend werden auch der Versand von E-Rechnungen und die Nutzung standardisierter Plattformen (z. B. Peppol-Netzwerk) im B2B-Bereich zur Pflicht.

Vorbereitung ist entscheidend

Unternehmen sollten die Gelegenheit nutzen, sich frühzeitig mit dem Thema vertraut zu machen, um 2025 nicht von der Umstellung überrascht zu werden. Je früher Sie beginnen, Ihre Prozesse anzupassen und eine passende Softwarelösung zu implementieren, desto reibungsloser wird der Übergang.

 

Die Rolle von OCR und warum Sie weniger davon brauchen

Viele Unternehmen nutzen heute noch OCR (Optical Character Recognition), um PDF-Rechnungen oder Papierdokumente auszulesen. Mit der E-Rechnung gehören diese aufwändigen Schritte der Vergangenheit an. Da die Daten bereits standardisiert und maschinenlesbar vorliegen, entfällt die fehleranfällige und teure Texterkennung. Das spart Kosten und sorgt für noch mehr Genauigkeit.

 

Wie Robaws Sie bei der E-Rechnung unterstützt

Robaws ist Ihre zentrale Softwarelösung für einen reibungslosen Umstieg auf die E-Rechnung. Wir bieten:

  • Umfassende Formatunterstützung: Ob XRechnung, ZUGFeRD oder andere gängige Standards – Robaws kann alle E-Rechnungen problemlos verarbeiten und erstellen.
  • Zertifizierter Peppol Access Point: Sie müssen keine weiteren Dienstleister beauftragen. Robaws stellt die direkte Anbindung an das Peppol-Netzwerk her. Ihre Rechnungen werden sicher, schnell und konform versendet und empfangen.
  • Automatisierte Workflows: E-Rechnungen können direkt in Ihre Auftragsabwicklung und Buchhaltung integriert werden. Keine manuellen Zwischenschritte, nahtlose Archivierung und automatische Mahnläufe.
  • Kosteneinsparungen: Durch den Wegfall von OCR, Papierarchiven und manuellem Datenabgleich reduzieren Sie laufende Kosten und erhöhen Ihre Produktivität.
  • Zukunftssicherheit: Mit Robaws sind Sie schon heute auf die kommenden gesetzlichen Änderungen vorbereitet. Wir halten unsere Software kontinuierlich auf dem neuesten Stand, damit Sie jederzeit sicher und rechtskonform arbeiten.
  • Unterstützung für Handwerk, Bauhaupt- und Baunebengewerbe & Dienstleister: Unsere Software ist auf die Bedürfnisse von Unternehmen zugeschnitten, die oft noch mit hohen administrativen Aufwänden kämpfen. Robaws sorgt für spürbare Entlastung im Tagesgeschäft.

 

Robaws:
Software für
Bauprofis

Schritt-für-Schritt: So gelingt Ihr Start in die E-Rechnung mit Robaws

 

Kontakt aufnehmen

Lassen Sie sich von unseren Experten beraten. Wir erklären Ihnen die nächsten Schritte und ermitteln gemeinsam Ihren Bedarf.

1

Einrichtung & Schulung

Wir unterstützen Sie bei der Implementierung von Robaws, passen die Software an Ihre Prozesse an und schulen Ihr Team.

2

Testläufe

Erstellen und empfangen Sie erste E-Rechnungen testweise, um sich mit dem Prozess vertraut zu machen.

3

Effizient durchstarten

Nutzen Sie Robaws ab sofort für die Erstellung und den Empfang von E-Rechnungen. Profitieren Sie von einem reibungslosen Ablauf und optimieren Sie Ihre Rechnungsprozesse nachhaltig.

4

Jetzt handeln und vorbereitet sein

Die E-Rechnung ist kein kurzfristiger Trend, sondern ein zentraler Baustein der digitalen Transformation in Deutschland. Wer sich frühzeitig darauf einstellt, profitiert von effizienteren Prozessen, geringeren Kosten und mehr Rechtssicherheit. Mit Robaws haben Sie einen erfahrenen Partner an Ihrer Seite, der Sie Schritt für Schritt begleitet und sicherstellt, dass Ihr Unternehmen den neuen Anforderungen gerecht wird.

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