E-Rechnung 2027: Jetzt auf XRechnung und ZUGFeRD umstellen
Was gilt ab 2027 für E-Rechnungen?
Die E-Rechnungspflicht läuft bereits. Seit dem 01.01.2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Für das Ausstellen gelten Übergangsfristen. Für viele Betriebe wird der 01.01.2027 zum entscheidenden Zeitpunkt.
Mit Robaws bereiten Sie Ihr Bauunternehmen oder Ihren Handwerksbetrieb rechtzeitig auf XRechnung, ZUGFeRD, Peppol und digitale Rechnungsprozesse vor. So erstellen, empfangen und verarbeiten Sie E-Rechnungen direkt aus Ihrem gewohnten Arbeitsablauf.
Was ist die E-Rechnung?
Kurzgesagt
Eine E-Rechnung ist keine einfache PDF-Rechnung. Eine echte E-Rechnung liegt in einem strukturierten elektronischen Format vor und kann von Software automatisch gelesen und verarbeitet werden.
Das bedeutet: Rechnungsdaten wie Empfänger, Rechnungsnummer, Beträge, Steuerinformationen und Positionen werden nicht nur visuell dargestellt, sondern maschinenlesbar übermittelt. Genau das unterscheidet eine E-Rechnung von einer normalen PDF-Datei per E-Mail.
Vorteile der E-Rechnung
- Weniger Fehler
- Schnellere Bearbeitung
- Bessere Vorbereitung für Buchhaltung und DATEV-Prozesse
- Strukturierte Ablage und bessere Nachvollziehbarkeit
- Geringere Kosten (z. B. weniger Zeitaufwand und weniger Bedarf an OCR-Lösungen)
Warum Sie die Umstellung nicht bis Dezember 2026 aufschieben sollten
Gesetzliche Vorgaben & Fristen
Die E-Rechnung ist nicht nur ein neues Dateiformat. Sie verändert den gesamten Rechnungsprozess: vom Erstellen der Rechnung über den Versand bis zur Verarbeitung in der Buchhaltung.
Wer erst kurz vor der Frist reagiert, muss oft unter Zeitdruck prüfen, ob Rechnungsdaten, Kundendaten, Steuersätze, Formate, Anhänge und Buchhaltungsprozesse sauber zusammenpassen.
Gerade im Bau und Handwerk ist das wichtig. Rechnungen entstehen hier selten isoliert. Sie hängen oft mit Angeboten, Aufträgen, Aufmaß, Leistungsverzeichnis, Abschlagsrechnungen, Teilrechnungen oder Schlussrechnungen zusammen.
Mit Robaws stellen Sie nicht nur ein einzelnes E-Rechnungsformat bereit. Sie bringen den gesamten Rechnungsprozess in eine digitale Struktur.
Was die Umstellung Ihrem Betrieb bringt
- Effizienz: Weniger manuelle Arbeit, schnellere Verarbeitung.
- Kostensenkung: Keine Papier- und Portokosten, weniger manuelle Dateneingaben.
- Transparenz: Automatisch durchsuchbare, digitale Archivierung.
- Sicherheit: Geringeres Risiko von Fehlern und Datenverlusten.
- Nachhaltigkeit: Reduzierter Papierverbrauch, schlankere Prozesse.
Die E-Rechnung ist kein reines IT-Projekt, sondern ein strategischer Schritt in Richtung Zukunftsfähigkeit und Wettbewerbsstärke.
XRechnung, ZUGFeRD und Peppol: Was ist wichtig für Ihren Betrieb?
XRechnung
XRechnung ist in Deutschland besonders wichtig für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber. Das Format ist rein strukturiert und maschinenlesbar. Für viele B2G-Rechnungen ist XRechnung der zentrale Standard.
Wenn Ihr Betrieb für Behörden, Kommunen oder öffentliche Auftraggeber arbeitet, sollten Sie XRechnung sauber abbilden können.
ZUGFeRD
ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) verbindet eine lesbare PDF-Rechnung mit strukturierten XML-Daten. Für viele Unternehmen ist das im Alltag praktisch, weil die Rechnung weiterhin wie ein normales PDF aussieht, aber zusätzlich maschinenlesbare Daten enthält.
Gerade im B2B-Bereich ist ZUGFeRD oft ein verständlicher Einstieg in die E-Rechnung, weil Büro, Kunde und Buchhaltung mit einem vertrauten Dokument arbeiten können.
Peppol
Peppol ist ein europäisches Netzwerk für den standardisierten Austausch elektronischer Dokumente, darunter auch E-Rechnungen. Es kann sinnvoll sein, wenn Rechnungen automatisiert und sicher zwischen Unternehmen, Plattformen oder öffentlichen Stellen übertragen werden sollen.
Wichtig: Für die deutsche B2B-E-Rechnung ist Peppol nicht der einzige mögliche Übertragungsweg. Je nach Prozess können E-Rechnungen auch über andere Wege übermittelt werden, zum Beispiel per E-Mail, Schnittstelle oder Portal.
E-Rechnung Fristen: 2025, 2027 und 2028 im Überblick
Seit 2025: Empfangspflicht
Seit dem 01.01.2025 müssen Unternehmen in Deutschland grundsätzlich in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Eine einfache PDF-Datei gilt seitdem nicht mehr als E-Rechnung im neuen gesetzlichen Sinn.
Bis Ende 2026: Übergangsfrist für das Ausstellen
Für das Ausstellen von E-Rechnungen gelten Übergangsfristen. Bis zum 31.12.2026 können Unternehmen unter bestimmten Voraussetzungen weiterhin andere Rechnungsformate nutzen.
Ab 2027: Für viele Betriebe wird es ernst
Ab dem 01.01.2027 endet die allgemeine Übergangsfrist für viele Unternehmen. Wer dann E-Rechnungen ausstellen muss, sollte seine Rechnungsprozesse vorher sauber vorbereitet haben.
Bis Ende 2027: Verlängerte Übergangsfrist für kleinere Unternehmen
Für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro gibt es eine verlängerte Übergangsfrist bis Ende 2027. Trotzdem lohnt es sich, die Umstellung frühzeitig vorzubereiten.
Denn E-Rechnung betrifft nicht nur den Versand, sondern auch Datenqualität, Prozesse, Buchhaltung und Zusammenarbeit mit Kunden und Lieferanten.
Warum ein PDF keine E-Rechnung ist
Viele Unternehmen arbeiten heute noch mit PDF-Rechnungen, Papierbelegen und OCR-Erkennung. OCR versucht, Rechnungsdaten aus einem Bild oder PDF auszulesen. Das funktioniert oft, ist aber fehleranfällig und verursacht zusätzliche Kontrolle im Büro.
Auch moderne KI-Tools ändern daran nichts Grundsätzliches. Sie können das Auslesen verbessern, aber sie garantieren keine vollständig korrekten Rechnungsdaten. Gerade bei Steuersätzen, Rechnungsnummern, Positionen, Skonto, Leistungszeiträumen oder komplexen Bauabrechnungen können Fehler entstehen, die im Büro geprüft und korrigiert werden müssen.
Eine echte E-Rechnung geht anders vor. Die Daten liegen bereits strukturiert vor und können direkt von Software verarbeitet werden. Dadurch müssen Rechnungsnummern, Beträge, Steuerinformationen und Lieferantendaten nicht erst mühsam erkannt werden.
Das spart Zeit, reduziert Fehler und macht die Verarbeitung von Eingangsrechnungen deutlich sauberer.
Wie Robaws die E-Rechnung in Ihren Arbeitsalltag integriert
Robaws macht E-Rechnung nicht zu einem separaten Zusatzprozess.
Sie erstellen, empfangen und verarbeiten E-Rechnungen direkt in der Software, mit der Sie auch Angebote, Aufträge, Projekte, Rechnungen und Buchhaltung abwickeln.
- XRechnung & ZUGFeRD: Robaws unterstützt gängige E-Rechnungsformate wie XRechnung und ZUGFeRD. So sind Sie für öffentliche Auftraggeber, B2B-Kunden und die kommenden Anforderungen vorbereitet.
- Zertifizierter Peppol Access Point: Robaws stellt die direkte Anbindung an das Peppol-Netzwerk bereit. Sie brauchen dafür keinen zusätzlichen Dienstleister und können Rechnungen sicher versenden und empfangen.
- Automatisierte Workflows: E-Rechnungen entstehen aus Ihren bestehenden Daten in Robaws. Rechnungsnummern, Kundendaten, Positionen, Beträge und Steuerinformationen müssen nicht doppelt erfasst werden.
- Eingangsrechnungen digital verarbeiten: Eingehende E-Rechnungen können strukturiert verarbeitet und in Ihre administrativen Abläufe eingebunden werden. Das reduziert manuelle Eingaben und Nacharbeit im Büro.
- Weniger OCR, weniger Kontrolle: Weil die Rechnungsdaten strukturiert vorliegen, müssen sie nicht erst aus PDFs oder Scans ausgelesen werden. Das spart Zeit und reduziert Fehlerquellen.
- Buchhaltung sauber vorbereiten: Robaws hilft dabei, Rechnungsdaten strukturiert für die weitere Verarbeitung in der Buchhaltung vorzubereiten, zum Beispiel für DATEV-orientierte Prozesse.
- Gemacht für Bau und Handwerk: Robaws ist auf Betriebe zugeschnitten, die mit Angeboten, Aufträgen, Aufmaß, Abschlagsrechnungen, Teilrechnungen, Schlussrechnungen und Projekten arbeiten. Genau deshalb passt die E-Rechnung direkt in den Arbeitsalltag Ihres Betriebs.
Robaws:
Software für
Bauprofis
Schritt-für-Schritt: So gelingt Ihr Start in die E-Rechnung mit Robaws
Kontakt aufnehmen
Lassen Sie sich von unseren Experten beraten. Wir erklären Ihnen die nächsten Schritte und ermitteln gemeinsam Ihren Bedarf.
Einrichtung & Schulung
Wir unterstützen Sie bei der Implementierung von Robaws, passen die Software an Ihre Prozesse an und schulen Ihr Team.
Testläufe
Erstellen und empfangen Sie erste E-Rechnungen testweise, um sich mit dem Prozess vertraut zu machen.
Effizient durchstarten
Nutzen Sie Robaws ab sofort für die Erstellung und den Empfang von E-Rechnungen. Profitieren Sie von einem reibungslosen Ablauf und optimieren Sie Ihre Rechnungsprozesse nachhaltig.
FAQ zur E-Rechnung
Seit dem 01.01.2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Für das Ausstellen gelten Übergangsfristen. Für viele Unternehmen endet die allgemeine Übergangsfrist am 31.12.2026.
Ab dem 01.01.2027 wird das Ausstellen von E-Rechnungen für viele Betriebe deutlich wichtiger, weil die allgemeine Übergangsfrist endet. Unternehmen sollten deshalb ihre Rechnungsprozesse vorher auf XRechnung, ZUGFeRD und digitale Verarbeitung vorbereiten.
Nein. Eine einfache PDF-Datei ist keine E-Rechnung im neuen gesetzlichen Sinn. Eine E-Rechnung muss in einem strukturierten elektronischen Format vorliegen und maschinenlesbar verarbeitet werden können.
XRechnung ist ein strukturiertes Datenformat (.xml), das besonders bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber wichtig ist. ZUGFeRD kombiniert eine lesbare PDF-Rechnung mit strukturierten XML-Daten in einer Datei.
Nicht zwingend für jede B2B-Rechnung. Peppol kann für den automatisierten Austausch sinnvoll sein, ist aber nicht der einzige mögliche Übertragungsweg für E-Rechnungen in Deutschland.
Im Handwerk und Bau hängen Rechnungen oft mit Leistungsverzeichnissen, Aufmaßen, Abschlägen, Teilrechnungen, Schlussrechnungen und Anlagen zusammen. Deshalb sollte E-Rechnung nicht isoliert erstellt werden, sondern direkt aus dem Projekt- und Rechnungsprozess entstehen.
Ja. Robaws unterstützt gängige E-Rechnungsformate wie XRechnung und ZUGFeRD und hilft Ihnen, E-Rechnungen direkt aus Ihrem Rechnungsprozess zu erstellen und weiterzuverarbeiten.
Jetzt handeln und vorbereitet sein
Die E-Rechnung ist kein kurzfristiger Trend, sondern ein zentraler Baustein der digitalen Transformation in Deutschland. Wer sich frühzeitig darauf einstellt, profitiert von effizienteren Prozessen, geringeren Kosten und mehr Rechtssicherheit. Mit Robaws haben Sie einen erfahrenen Partner an Ihrer Seite, der Sie Schritt für Schritt begleitet und sicherstellt, dass Ihr Unternehmen den neuen Anforderungen gerecht wird.
