Dubbele invoer kost bouwbedrijven duizenden euro’s: zo werk je sneller van offerte tot factuur

Of je nu een lokale aannemer bent met een eenmanszaak of een groot bouwbedrijf leidt: offertes maken is voor iedereen een uitdaging. Zeker als je het nog allemaal manueel doet in Word of Excel. Voor elke offerte opnieuw prijzen opzoeken bij je leveranciers en marges calculeren is één ding. Je offertes zonder digitaal overzicht opvolgen een tweede. Maar het moeilijkste is wellicht, na het afronden van de opdracht, die prijsopgave laten doorvloeien naar een correcte factuur.

Het is bij die dubbele invoer dat bouwbedrijven vaak tot wel duizenden euro’s verliezen. Ze zien kostenposten over het hoofd, nemen een cijfer verkeerd over van de offerte of hebben tijdens de werken geen overzicht gehouden van werkuren en uitgaven. Hoe ga je efficiënter te werk en voorkom je verlies bij de administratie van offerte tot factuur? Wij leggen het uit.

Het antwoord in het kort 

Voorkom dubbele invoer tussen offerte en factuur met bouwsoftware. Door een centralisatie van al je processen maak je vanuit je calculatie een heldere prijsopgave met actuele prijzen, stuur je die met één klik door naar je klant en kan die de offerte digitaal ondertekenen. Na de afronding van het project zet je die offerte om naar een factuur - en je kan afwijkingen zoals meerwerken en prijsverschillen makkelijk opvolgen.

Onderbouwde offerte

Voorkom dubbele invoer door te digitaliseren

Bijna elk bouwbedrijf is klein begonnen. Een lange tijd was manuele administratie in een systeem als Word of Excel dan ook voldoende voor jou. Maar op een gegeven moment groeien de projecten waar je aan werkt, zowel in omvang als in aantal. Dan zie je met manuele administratie vaak door de bomen het bos niet meer én maak je sneller fouten. Tijd om je administratie te digitaliseren, want:

1. Je wint tijd

Als jij als bouwbedrijf gratis offertes aanbiedt, wil je niet dat ze te veel van je kostbare tijd innemen. Ze converteren immers niet allemaal tot betalende klanten. In een digitale tool of bouwsoftware sla je klanteninformatie automatisch op, kan je vorige offertes dupliceren, wordt de calculatie automatisch gemaakt … Allemaal dingen die jou als aannemer tijd zouden kosten die je beter kan investeren op de werf, in klantenrelaties of de groei van je bedrijf.

2. Je maakt minder verlies

Bij het manueel overtypen van gegevens - bijvoorbeeld van de offerte naar de factuur - kan je kostenposten vergeten, bedragen verkeerd overtypen of andere fouten maken waardoor je opbrengsten misloopt. Bovendien kan je in professionele bouwsoftware zoals die van Robaws je offertes beter opvolgen en beheren dankzij een gecentraliseerd overzicht. En kan je ook werkbonnen, arbeidsuren, aankoopfacturen en andere kosten op het project boeken zodat je real-time inzicht hebt in wat er nu echt is gespendeerd.

Ontdek alle functionaliteiten van Robaws

3. Je facturen worden sneller verwerkt

Digitale offertes zorgen voor vlotte facturatie. Logisch, want een factuur die in één klik uit de offerte vloeit vraagt een stuk minder moeite dan een die nog manueel moet worden opgesteld. Zo verloopt de facturatie en van daaruit de betaling van een project sneller, wat voordelig is voor jouw cashflow.

Kies voor alles-in-één bouwsoftware

Overtuigd en op zoek naar een offertetool voor je bouwbedrijf? Overweeg dan om niet alleen offerte- en facturatiesoftware te gebruiken, maar ook volledig over te schakelen op een cloud ERP-programma voor de bouw. Daarmee volg je jouw projecten tot in de puntjes op van offertes en facturen tot zelfs werkplanning, voorraadbeheer en meer.

Neem contact op en ontdek hoe Robaws niet alleen jouw proces van offerte tot factuur stroomlijnt, maar ook jouw hele bouwbedrijf helpt digitaliseren met cloud ERP-software.