Dokumentenchaos war gestern – Das neue Robaws DMS

In vielen Betrieben sind Dateien oft überall verteilt: Einige hängen an E-Mails, andere liegen auf dem Server oder direkt im Projektordner. Die Suche nach dem richtigen Dokument frisst wertvolle Zeit. Tim von Robaws stellt in diesem Video das überarbeitete Dokumentenmanagement-System vor, mit dem du Dateien schneller findest, einfacher organisierst und direkt im passenden Kontext nutzt.

Alles an einem Ort: Die neue Datei-Ansicht

Das DMS ist direkt in die Kundenakte integriert. Unter dem Reiter „Dateien“ bietet Robaws nun flexible Ansichtsmöglichkeiten:

Raster- oder Listenansicht: Wähle zwischen einer visuellen Kachelübersicht oder einer detaillierten Liste mit Angaben zu Name, Erstellungsdatum en Größe.
Intelligente Sortierung: Du kannst Dateien en Ordner nach deinen Wünschen filtern und sortieren, wobei Ordner auf Wunsch immer oben angeheftet bleiben.
Klare Navigation: Dank der „Breadcrumb“-Navigation siehst du jederzeit, in welchem Unterordner du dich befindest, und kannst bequem zurückklicken.

Effiziente Organisation per Drag-and-Drop

Das Verwalten von Dokumenten ist jetzt so einfach wie auf deinem Computer:

Vorschau & Bedienung: Öffne Dateien mit einem Doppelklick. In der Vorschau kannst du Dokumente direkt drucken, herunterladen oder mit den Pfeiltasten durchblättern.
Mehrfachauswahl & Verschieben: Markiere mehrere Dokumente mit Strg oder Shift und verschiebe sie per Drag-and-Drop in andere Ordner oder direkt in die übergeordnete Kundenakte.
Strukturierter Upload: Lade einzelne Dateien oder komplette Ordnerstrukturen inklusive Unterordnern direkt in Robaws hoch.

Nahtlose E-Mail-Integration

Ein großer Vorteil des neuen DMS ist die Verknüpfung mit der E-Mail-Funktion. Wenn du eine E-Mail aus der Kundenakte schreibst, hast du direkten Zugriff auf alle relevanten Dokumente:

Anhänge ohne Umwege: Klicke auf „Datei hinzufügen“ und wähle aus derselben Raster- oder Listenansicht die passenden Dokumente aus.
Vorlagen-Zugriff: Über verschiedene Tabs greifst du blitzschnell auf PDF-Vorlagen, Standarddokumente oder Systemdateien zu.
Automatische Übernahme: Sobald eine Datei ausgewählt ist, wird sie automatisch als Anhang übernommen – ganz ohne extra Kontrollkästchen.

Fazit

Mit dem Robaws DMS gehören unnötige Klicks der Vergangenheit an. Du behältst die volle Kontrolle über deine Projektdokumentation und sparst täglich Zeit bei der Korrespondenz.